ESEF-Implementierung

Während die EU-Vorgaben zum EU-einheitlichen elektronischen Berichtsformat (ESEF) bereits seit Mitte 2019 feststehen, fehlt es in Deutschland bislang noch an einem konkreten Gesetz zur Anpassung des bestehenden Regelungsrahmens an die angepassten EU-Vorgaben. Das entsprechende „Gesetz zur weiteren Umsetzung der Transparenzrichtlinie-Änderungsrichtlinie im Hinblick auf ein einheitliches elektronisches Format für Jahresfinanzberichte“ ist derzeit noch im Gesetzgebungsprozesse.

Unabhängig von der nationalen Ausgestaltung in Deutschland sind für eine erfolgreiche Implementierungsstrategie des ESEF in die Abschlussersserstellung folgende Fragen zu klären:

  1. Auszeichnungsumfang: Lediglich die Pflichtelemente oder freiwillig (vorzeitig) weiterer Elemente?
  2. Auszeichnungsdurchführung: In-House oder durch einen externen spezialisierten Dienstleister?
  3. Auszeichnungssoftware (bei In-House-Auszeichnung): Build-in-Lösung oder Bolt-on-Lösung?

Diese drei Fragen haben wir nachfolgend für Sie diskutiert und wesentliche Vor- und Nachteile zusammenfasst.

Auszeichnungsumfang: Pflichtelemente vs. weitere freiwillige Elemente

Gemäß der ESEF-Vorgaben sind im Jahr 2020 zunächst „nur“ die Elemente in den primären Rechenwerken (Bilanz, Gesamtergebnisrechnung/GuV, Kapitalflussrechnung, EK-Spiegel) auszuzeichnen sowie 10 ausgewählte Anhangangaben. Ab 2022 folgen dann weitere 236 Angaben im Anhang, für die jedoch nur der Textblock, in dem sie enthalten sind, auszuzeichnen ist. Eine freiwillige Auszeichnung weitere Elemente oder eine freiwillige detailliertere Auszeichnung sind jederzeit möglich.

Im Rahmen der Implementierung des ESEF könnte im Jahr 2020 daher auch bereits die ab 2022 verpflichtenden Anhangangaben vollständig oder zum Teil mitausgezeichnet werden sowie eine detaillierte Auszeichnung statt einer Textblock-Auszeichnung genutzt werden.

Dies hätten den Vorteil, dass Abschlussadressaten die entsprechende Information leichter auffinden können und ihnen damit Suchkosten erspart würden. Mittelfristig könnte durch diese zusätzliche Transparenz die Informationsasymmetrie zwischen Abschlussersteller und Abschlussadressat verringert werden, so dass die Kapitalkosten sinken. Auf solche Effekte deuten etwa Studien zur Einführung eines elektronischen Berichtsformats für den US-Markt durch die SEC hin.

Allerdings hat dies den Nachteil, dass sich hierdurch der Auszeichnungsumfang erhöht. Da im ersten Jahr der Anwendung die Auszeichnungsprozesse noch nicht etabliert sind und auch noch keine Erfahrung mit einer ggf. genutzten Software besteht, dürfte der Auszeichnungsaufwand hierdurch ansteigen. Bei der vom Gesetzgeber vorgesehen zeitlich gestuften 2-Phasen-Lösung dagegen kann in der 2. Phase auf die Erfahrungen der ersten Projektphase zurückgegriffen werden.

Insgesamt erscheint es damit ratsam, die Auszeichnung in 2 Phasen vorzunehmen: 2020 die Pflichtelemente und 2022 die weiteren Anhangangaben. Werden einzelne Anhangangaben jedoch regelmäßig intensiv durch Abschlussadressaten nachgefragt (z.B. Zinssätze für Pensions; Annahmen für Goodwill-Impairmenttests) scheint es sinnvoll, auch diese wenigen Angaben bereits möglichst zeitnah auszuzeichnen und dies auch detailliert statt im block-tagging zu tun.

Auszeichnungsdurchführung: In-House vs. externer Dienstleister

Die Aufbereitung der Abschlussdokumente ins ESEF-Format kann sowohl unternehmensintern (z.B. durch das Konzernrechnungswesen in Zusammenarbeit mit der IR-Abteilung) erfolgen, als auch unternehmensextern durch spezialisierte Dienstleister.

Vorteil einer unternehmensexternen Aufbereitung ist -neben dem unternehmensintern ersparten Personalaufwand- insbesondere, dass keine separate Software hierfür angeschafft werden muss. Verglichen mit diesen Personalaufwand und Softwarekosten erscheinen spezialisierte Dienstleister kostengünstiger – so zumindest die Erfahrung mit elektronischen Berichtsformaten am US-Kapitalmarkt.

Nachteilig ist bei unternehmensexterner Aufbereitung jedoch, dass -zumindest in den entsprechenden US-Abschlüssen- die Auszeichnungen häufig Fehler aufweisen. Denn für eine korrekte Auszeichnung sind in der Regel detaillierte Kenntnisse über die entsprechenden Elementinhalte erforderlich. Bei einer unternehmensinternen Auszeichnung etwa durch das Konzernrechnungswesen liegen diese Detailkenntnisse vor, so dass bei einer In-House-Auszeichnung von einer deutlich höheren Datenqualität auszugehen ist.

Insgesamt ist eine unternehmensinterne Auszeichnung drigend zu empfehlen, um eine adäquate Datenqualität sicherzustellen. Diese ist erforderlich, da -anders als in den USA- in der EU die ESEF-konforme Auszeichnung der Elemente auch Gegenstand der Abschlussprüfung sein wird.

Auszeichnungssoftware: Build-in- vs. Bolt-on-Lösung

Soll die Aufbereitung des Abschlusses in das ESEF-Format unternehmensintern erfolgen, so ist für die Auszeichnung der Elemente eine entsprechende Software erforderlich. Die Softwareersteller bieten dabei entweder Lösungen, die an den bisherigen Abschlusserstellungsprozess anknüpfen und das fertige Abschlussdokument ins ESEF-Format aufbereiten („bolt-on-Lösung“). Alternativ bieten einzelne Softwarehäuser aber auch Lösungen an, die Aufbereitung in das ESEF-Format in den eigentlichen Abschlusserstellungsprozess zu integrieren („built-in-Lösung“).

Vorteil einer built-in-Lösung ist, dass etwa bei Nachbuchungen infolge von Prüferfeststellungen leicht ein neues Abschlussdokument im ESEF-Format aus dem System erzeugt werden kann, ohne die entsprechenden Auszeichnungen noch einmal (manuell) vornehmen zu müssen. Dies versuchen jedoch auch bolt-on-Lösungen durch ein automatisches Erkennen der Veränderungen gegenüber der Vorversion des Abschlussdokuments zu ermöglichen. Daneben ermöglicht eine built-in-Lösung eine schnellere Abschlusserstellung (fast-close), da Arbeitsschritte zur ESEF-Auszeichnung zeitlich vorgezogen werden und vor dem eigentlichen Abschlusserstellungsprozess vorbereitet werden können.

Nachteil einer solchen built-in-Lösung sind jedoch die vergleichweise hohen Kosten einer solchen Software, da diese in der Regel weit über die ESEF-Aufbereitung hinausgehende Funktionalitäten zur Abschlusserstellung besitzt.

Insgesamt erscheint für die reine ESEF-Aufbereitung eines Abschlussdokuments eine bolt-on-Lösung ausreichend. Eine built-in-Lösung dagegen ist dann anzuraten, wenn Sie diese bereits für andere Zwecke nutzen oder eine umfassende Modernisierung und Beschleunigung Ihrer Abschlussprozesse planen.

Eine Übersicht über mögliche Anbieter haben wir hier für Sie zusammengestellt.